Tahapan ISO 9001 Internal Audit: Apa yang Harus Anda Ketahui?
ISO 9001 adalah Standar yang di akui secara internasional untuk Sistem Manajemen Mutu (SMM). yang bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi mampu memenuhi kebutuhan pelanggan dan pihak terkait lainnya.
Penerapan ISO 9001 adalah salah satu elemen penting yaitu internal audit. Internal audit berfungsi untuk menilai efektivitas dan kesesuaian sistem manajemen kualitas yang diterapkan.
Berikut adalah tahapan ISO 9001 internal audit yang perlu Anda ketahui:
1. Perencanaan Audit
Perencanaan adalah langkah awal yang sangat penting dalam internal audit. Tahap ini melibatkan:
A. Penentuan Tujuan dan Lingkup Audit
Auditor harus menentukan tujuan audit, apakah untuk memeriksa kepatuhan terhadap prosedur, efektivitas proses, atau identifikasi peluang perbaikan. Lingkup audit menjangkau area, fungsi, dan proses yang akan diaudit.
B. Menyusun Jadwal Audit
Auditor perlu menyusun jadwal audit yang mencakup waktu dan tempat pelaksanaan audit. Jadwal ini harus disepakati oleh pihak yang akan diaudit agar tidak mengganggu operasi sehari-hari.
C. Memilih Tim Auditor
Auditor harus memiliki kompetensi dan independensi. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri untuk menghindari konflik kepentingan.
2. Penyusunan Checklist Audit
Checklist audit adalah alat bantu yang digunakan auditor untuk memastikan semua aspek yang relevan terperiksa. Checklist ini berdasarkan pada persyaratan ISO 9001 dan prosedur internal organisasi. Checklist membantu auditor tetap fokus dan sistematis selama pelaksanaan audit.
3. Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan audit melibatkan serangkaian aktivitas berikut:
A. Pembukaan Audit
Auditor melakukan pertemuan pembukaan dengan pihak yang diaudit untuk menjelaskan tujuan, lingkup, jadwal, dan metode audit. Komunikasi yang baik pada tahap ini penting untuk menciptakan suasana kolaboratif.
B. Pengumpulan Bukti
Auditor mengumpulkan bukti melalui wawancara, observasi, dan pemeriksaan dokumen. Bukti harus objektif dan dapat diverifikasi. Misalnya, auditor dapat memeriksa catatan kualitas, prosedur operasi standar, dan hasil inspeksi.
C. Analisis Bukti
Setelah mengumpulkan bukti, auditor menganalisisnya untuk menentukan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen kualitas. Auditor mencari ketidaksesuaian, kesalahan, atau area yang memerlukan perbaikan.
4. Pelaporan Audit
Tahap ini melibatkan penyusunan laporan audit yang berisi temuan-temuan audit, baik itu ketidaksesuaian maupun peluang perbaikan. Laporan audit harus jelas, ringkas, dan berbasis bukti. Berikut adalah elemen utama dalam laporan audit:
- Ringkasan Temuan: Laporan harus memberikan ringkasan temuan audit, termasuk ketidaksesuaian utama dan area yang memerlukan perhatian.
- Detail Temuan: Setiap temuan harus dijelaskan secara rinci, termasuk deskripsi masalah, bukti pendukung, dan referensi ke persyaratan ISO 9001 yang relevan.
- Rekomendasi Perbaikan: Auditor dapat memberikan rekomendasi perbaikan untuk membantu organisasi meningkatkan sistem manajemen kualitasnya.
5. Tindak Lanjut dan Perbaikan
Setelah audit selesai dan laporan diterbitkan, tahap selanjutnya adalah tindak lanjut dan perbaikan:
- Tindakan Korektif: Organisasi harus mengambil tindakan korektif untuk mengatasi ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit. Tindakan ini harus tepat waktu dan efektif untuk mencegah terulangnya masalah yang sama.
- Pemantauan Efektivitas: setelah menerapkan tindakan korektif, selanjutnya adalah memantau efektivitasnya. Auditor mungkin perlu melakukan audit tindak lanjut untuk memastikan bahwa masalah telah terselesaikan dengan baik.
- Dokumentasi Perbaikan: Semua tindakan korektif dan hasil tindak lanjut harus didokumentasikan dengan baik. Dokumentasi ini penting untuk menunjukkan kepada pihak ketiga bahwa organisasi telah melakukan perbaikan yang diperlukan.
6. Review Manajemen
Review manajemen adalah bagian integral dari siklus audit dan perbaikan berkelanjutan. Manajemen teratas harus melakukan penilaian terhadap hasil audit dan melakukan perbaikan untuk memastikan bahwa sistem manajemen kualitas tetap sesuai dan efektif. Review manajemen mencakup:
- Evaluasi Hasil Audit: Manajemen menilai hasil audit dan tindakan perbaikan yang telah dilakukan. tindakan ini membantu dalam pengambilan keputusan strategis untuk perbaikan lebih lanjut.
- Penetapan Sasaran Baru: Berdasarkan temuan audit dan evaluasi, manajemen dapat menetapkan sasaran baru untuk peningkatan kualitas. Sasaran ini harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART).
- Komunikasi Hasil: Hasil review manajemen harus dikomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi. Transparansi ini penting untuk memastikan bahwa semua orang memahami pentingnya audit dan perbaikan berkelanjutan.
Internal audit ISO 9001 adalah alat penting untuk memastikan bahwa sistem manajemen kualitas organisasi berfungsi dengan baik dan sesuai dengan persyaratan standar.
Melalui tahapan perencanaan, penyusunan checklist, pelaksanaan audit, pelaporan, tindak lanjut, dan review manajemen, organisasi dapat terus meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka.
Implementasi internal audit yang efektif tidak hanya membantu dalam memenuhi standar ISO 9001, tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan dan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Dengan memahami dan mengikuti tahapan-tahapan ini, organisasi dapat memastikan bahwa mereka selalu berada di jalur yang benar dalam upaya meningkatkan kualitas dan kepuasan pelanggan.
Internal audit bukan hanya tentang kepatuhan, tetapi juga tentang menciptakan budaya perbaikan berkelanjutan yang akan memberikan manfaat jangka panjang bagi organisasi.
